＼「エクセルの基礎」です／
概要
「表示形式」の話。今回はこれまでと違って用語がけっこう出てきます。
表示形式とは「書式」という仕組みの中にある1つです。
なので書式から知っていきましょう。
セルの見た目に関する「書式」
ここ、エクセルでとても重要です。それが、
「セルには、"入っている情報"と"見えている情報"がある。」
この"見えている情報"が書式だと思ってください。
新しく何か加えるとき、変更するとき、確認するとき、
セルを操作するときは常に、2つの視点を意識します。
"何もしない"としましたが、書式がないわけではありません。
「標準」として、フォントの色が黒、塗りつぶしがなし、3桁カンマがなし、
他にも罫線、セルの列幅、小数点以下の表示などなど。
セルに"入っている情報"をどう見せるか、は書式によって決まります。
セルがあるかぎり、そこには書式もあります。
書式の操作
因みに、[ホーム]タブのほとんどが書式を設定する為のボタンです。
[ホーム]タブからでも、別の手段から書式を変えても、
管理しているのは「セルの書式設定ダイアログボックス」。
エクセル実務で使用するダイアログの中で、最も使います。
このダイアログのだし方に関して↓
書式の中にある「表示形式」
書式は仕組みとしてはとても重要です。
そして実務でより重要且つ、難しいのが表示形式と思ってます。
表示形式を使う理由2つ
表示形式を使うことで、
2を「2個」、100を「100円」、サトウを「サトウ様」、1000を「1,000」
と見せたりできます。
「なぜ2個と入力するのではなく、2と入力し表示形式によって“2個”と見せるのか？」
1つは、「データ」と「単位、敬称」は別ものだから。
もう1つは、数値は四則演算ができて、文字列はできないからです。
はじめはピンとこなくてもいいです。どちらも運用上、都合がいいわけです。
エクセルで数を扱うときは、
「数値データには表示形式を組み合わせる」くらいの気持ちでいていいかもしれません。
データ？数値？四則演算？に関して↓
表示形式自体の種類2つ
表示形式をざっくり分けると、
予め用意されているもの、自分で作るものの2種類と考えます。
自分で作るものを「ユーザー定義の表示形式」といい、
実際ではほとんどが自分で作る(人が作った)ものを扱います。
表示形式のルール2つ
いよいよ作るにあたってのルール。ここで苦労する人が多いです。頑張りましょう。
ここでも2つに分けました。
使い方1「書式記号」
”表示形式のときだけの機能”となっている記号がいくつかあります。
使いながら必要なものだけ覚えましょう。
(下記のもの以外にもあります)
0
任意の桁数分“0”を見せる/数値の見せ方を変えるときの数値の代替
, (カンマ)
桁の末尾…4桁以上の数値の、カンマの数だけ3桁を省略
桁の途中…4桁以上の数値の、3桁ごとにカンマをつける
# (ハッシュ)
任意の桁数分“0”を見せない
@
文字列の見せ方を変えるときの文字列の代替
使い方2「；(セミコロン)」
実務では数値が、
「正の数のとき○○と見せたい」
「負の数のとき▲▲と見せたい」
「ゼロのとき ・ ・ と見せたい」
のように“数値の大きさによって見せ方を変えたい”ことがよくあります。
そんなときは、セミコロン“ ； ”で区切る、それだけです。
「正の数；負の数；ゼロ；文字列」
区切ったら各セクションに表示形式を設定します。設定の書き方は使い方1の通り。
「表示形式」で色を変えるな(余談)
表示形式では色の操作もできます。詳細を知る必要はありません。だってするべきではないから。
「数値がマイナスのとき赤にする」のはよく見るのでわかりますが、
そうでないのはやめてください。
データの内容によって色を変えるなら別機能の「条件付き書式」です。
表示形式で色を変えられることを知っている人は極端に減ります。
この表示形式に限ったことではないですが、
あまり知られていないことをわざわざする人というのが一定数います。
実務で使うブックは当然複数人が使うので、
同じ目的が果たせるのであれば、よく知られている方法でやってください。
”他人と同じことをする”というのは、
可読性が増して使い勝手が良くなり、事故を起こしにくくする最も簡単な手です。
サンプルブック(余談)
今回はサンプルブックがありますので、方法がわかり次第添付します。
このブログに関して↓
