＼エクセル業務で最重要概念／
概要
"元"データというくらいですから、何かゴールのための"元として使う"ものです。
何に使うか、使うイメージなどは次回以降として、
ここでは元データと呼べるまでの定義みたいなのを書いておきます。
そして今回フォーカスするのは「表」です。
大前提、エクセルのワークシートには「行」と「列」があり、
そもそも「表計算ソフト」。表に対する機能や仕組みがたくさんあるソフトです。
であれば、その表の意味がわからないとエクセルを正しく使うことはできません。
表とは？データベースとは？
表という仕組みは日常でもよく目にします。
クロス集計表、時刻表、周期表、年表など探せばいくらでもあります。
誰かが「○○表」「××表」と呼んでしまえば、それはもう表でいいわけです。
ここで1つ言えるのが、
仕組みがどうこうよりも単なる名称。
「表」は人間のための言葉だということ。
そしてエクセルユーザー必須なのが、
エクセルのために定義された表、「データベース」です。
単なる名称ではなく仕組みの意味あいが強く、
エクセルやコンピューターのための仕組みということです。
そしてそのデータベースを、
"用途の意味"を使って「元データ」と呼びます。
イメージでは、「表」が「データベース」を包含してます。
データベースと呼べる表もあれば、データベースと呼べない表もあるでしょう。
データベース
初めに、このデータベースという言葉は文脈によって意味が異なることがよくあります。
「データベースソフト」「顧客リストのデータベース」など、意外と言葉自体は聞きます。
本質的には同じ意味ですがその本質がわからない人には、
前提知識があるとかえってわかりづらいかもしれません。
ここは一旦、"表計算ソフトのみでの考え方"と割り切ってもいいです。
「データベースの定義」
1.エクセルでは、空白行と空白列で囲われた範囲をデータベースの範囲と捉えます。
その範囲にタイトルをつけているのをよく見ます。つけるなら1行空けてください。
2.データベースの途中に空白行を入れるのはダメです。
これ考えてみると1番と同じ意味なんですが、あまりに多いので敢えて分けました。
3.1つのセルには1つのデータ、1行には1件分のデータです。
空白でなければ何でもいいわけではありません。
4.表の見出しは一意です。重複はしないでください。
「データベースの定義」(補足)
1.必須ではないですが、もう少し知っておいてほしいことがあります。
まず、表の見出しはデータ部分と違いをつけます。例えば、
「見出し名はセル内で中央揃えにする」や「見出しのセルを塗りつぶす」などです。
違いがあることでエクセルが内部で、
“表の中でも、ここは見出しであってデータ部分ではない”と認識します。
この認識させることでのメリットは今は考えなくてもいいですが、
第三者が見たとき見出しとデータ部分の区別が、視覚的にわかりやすくなるというのもあります。
2.同じ列には同じルールとしてください。
例えば個数の列の助数詞はすべて“個”に統一するなど。
3.表というと罫線をつけるイメージがあるかもしれません。
罫線は、情報を分類したり関係性を表したりと、整理するためのツールの1つです。
故に罫線1つとっても、使い方次第では情報伝達のノイズとなります。
“データ部分の数値”に関しては「カラーコード」を設けておきましょう。
例えば、
直接入力する数値は、フォントの色を青にする。
計算結果となる数値は、フォントの色を黒にする。
他のシートから参照する数値は、フォントの色を緑にする。
このようにカラーコードがあることで
数値のもつ規則性と、それに関する意図を第三者に明示的に伝えることができます。
この考え方も、業界的にはよく見るものです。
総務省が発表(余談)
総務省が「エクセルの使い方」的なものを発表しています。
これ正確には、”エクセルの”ではなく、”入力データの”話。
『統計表における機械判読可能なデータ 作成に関する表記方法』
https://www.soumu.go.jp/main_content/000723626.pdf
「元データが作れたら実務の9割終わったようなもの」
そう聞くくらい元データは重要なんです。
ピンとこない人もいるかもしれませんが個人的にも、
元データを正しく作るのが実務で最も難しいことで間違いないですし、
元データの"質"が実務のすべてです。
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